Partidas dobles: es el método que utiliza la contabilidad para registrar o asentar las operaciones comerciales que realiza la empresa. En todo asiento se registran una o más partidas deudoras y acreedoras. Es decir, en todo asiento existe una doble registración de partidas: una o más deudoras y otra u otras acreedoras.
Las reglas de la técnica contable denominada partida doble, se aplican sobre lo que la Contabilidad llama "Cuentas"
Se denomina cuenta a la agrupación de conceptos con características similares que integran el patrimonio y los resultados.
Es decir, que las cuentas son instrumentos que nos permiten representar contablemente la composición del patrimonio y las repercusiones que tienen los hechos económicos sobre el mismo.
En otras palabras, las cuentas son instrumentos de representación y medida (en unidades monetarias) de los elementos patrimoniales y de los resultados.
La empresa hace el procesamiento de datos (que provienen de los documentos comerciales estudiados en el módulo de Sistema de Información, éstos se originan en las transacciones comerciales de compras, ventas, cobros y pagos), utilizando una técnica denominada "partida doble", y los medios que utiliza para aplicarla son las cuentas.
Clasificación de las cuentas:
Patrimoniales: Se utilizan para representar los elementos del patrimonio. De esta manera existen cuentas patrimoniales de:
- ACTIVO (A): bienes de propiedad de la empresa y derechos a cobrar, es decir: tus pertenencias (bienes) y lo que te deben (derechos)
- PASIVO (P): deudas, compromisos u obligaciones a pagar, es decir: lo que vos debes, y
- PATRIMONIO NETO (P.N): es la diferencia entre el activo y el pasivo (entre lo que tenés y lo que debés), es decir: el capital inicial de tu empresa (lo que depositaste en la empresa)
De Resultado: Sirven para representar los resultados positivos o negativos que obtiene la empresa al realizar su gestión. Así, podemos diferenciar cuentas de:
- negativo (R.N): gastos, pérdidas.
- ganancias (R.P): ganancias.
Los principios fundamentales en que se sustenta la Partida Doble son los siguientes:
- No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor.
- El que recibe es deudor y el que entrega es acreedor. Todo lo que se recibe se debita y lo que se entrega se acredita.
- El total del Debe (débitos) debe ser igual al total del Haber (créditos)
- En las cuentas se registran partidas de una misma naturaleza. Todo concepto que se debita por una cuenta debe acreditarse por la misma cuenta o viceversa.
- Las pérdidas se bebitan y las ganancias se acreditan
- Se debitan la cuentas que representan: un aumento del Activo, una disminución del pasivo y una disminución del Patrimonio Neto (Pérdidas)
- Se acreditan las cuentas que representan: una disminución del Activo, un aumento del Pasivo y un aumento del Patrimonio Neto (ganancias)
Las reglas técnicas de la partida doble que surgen de la ecuación patrimonial son invariables.
Pero al aplicar estas reglas en cada una de las cuentas (patrimoniales y de resultado) cada movimiento que se produce tiene un especial significado referido exclusivamente a la cuenta que se está contabilizando. Ejemplos:
DÉBITO en la cuenta "Caja". | AUMENTA el dinero en efectivo que posee la empresa. |
DEBITO en la cuenta "Deudores por Ventas". | AUMENTAN los derechos a cobrar de la empresa. |
DÉBITO en la cuenta "Proveedores". | DISMINUYEN nuestras deudas por pago o por entrega de pagaré. |
DÉBITO en la cuenta "Ventas". | DISMINUYE o ANULA total o parcialmente las ventas por devolución de mercaderías efectuada por algún cliente. |
DEBITO en la cuenta "Banco X Cuenta Corriente". | AUMENTO de esa cuenta bancaria por depósito en efectivo o en cheques. |
DÉBITO en la cuenta "Documentos a Pagar". | DISMINUCIÓN de pagarés de firma de la empresa por vencimiento, pago o renovación. |
CRÉDITO en la cuenta "Ventas". | AUMENTO de los ingresos por este concepto. |
CRÉDITO en la cuenta "Banco X Cuenta Corriente". | DISMINUCIÓN de esa cuenta bancaria por cheques librados por la empresa u otros conceptos. |
CRÉDITO en la cuenta "Caja". | DISMINUCIÓN del dinero en efectivo por pagos u otros conceptos. |
Etc. |
La técnica de la Partida Doble sólo es una herramienta que se utiliza para registrar hechos económicos que deben ser interpretados, lo mismo ocurre con el análisis de los informes contables. Aquí es donde el trabajo contable ya no es mecánico sino razonado.
A continuación te damos las "claves" para que seas capaz de razonar paso a paso el procesamiento contable de hechos económicos por medio de un ejemplo que es una transacción muy frecuente en las empresas: la compra de mercaderías.
Supongamos que compramos 100 unidades del producto "A" para revenderlo a $ 3 c/u y lo pagamos en efectivo.
¿Qué tenemos que hacer?
1. IDENTIFICAR el hecho económico por medio de los respectivos documentos u otros medios. En nuestro ejemplo la factura.
2. INTERPRETAR la transacción que originó el/los documento/s. En el ejemplo una compra de mercaderías al contado (tenemos el original de la factura en nuestro poder, significa que hemos comprado).
3. DETERMINAR las cuentas que intervienen de acuerdo con los elementos patrimoniales de que se trate. En el ejemplo: Mercaderías y Caja (mercaderías porque compramos los productos para revender, y caja porque pagamos en efectivo).
4. CLASIFICAR las cuentas que han sido identificadas. En el ejemplo: mercaderías es cuenta de activo y caja también.
5. APLICAR las reglas generales de la Partida Doble, estableciendo los aumentos y/o disminuciones. En el ejemplo: Mercaderías "aumenta" (porque las recibimos) y Caja "disminuye" (porque entregamos dinero).
6. SEGUIR APLICANDO las reglas de la partida doble, transformando esos aumento y/o disminuciones en "débitos" y "créditos". En el ejemplo: Mercaderías se debita (porque toda cuenta de activo se debita cuando aumenta), y Caja se acredita (porque toda cuenta de activo, se acredita cuando disminuye).
7. REGISTRAR lo que corresponde en las respectivas cuentas. Es decir FORMALIZAR la registración en los respectivos registros contables tradicionalmente llamados "libros de comercio":
1. Diario (registro contable obligatorio por ley).
2. Mayor (registro optativo pero necesario).
3. Otros registros.
· ACTIVO = RECURSOS el activo de una empresa, está formado por todos sus recursos (bienes y derechos) a una determinada fecha, tales como el dinero que posee, las mercaderías, los muebles, los documentos y facturas por cobrar, etc.
· PASIVO = DEUDAS representa las obligaciones, compromisos o deudas contraídos por la Empresa y su grado de exigibilidad, es decir de acuerdo a su vencimiento. Indica el dinero que las fuentes financieras (terceros) ha facilitado a la Empresa.
· En resumen, el pasivo está constituido por todas las deudas y obligaciones contraídas por la Empresa, a una determinada fecha, tales como las facturas por pagar, pagarés a pagar,etc.
· PATRIMONIO NETO llamado también como Capital Contable, es la diferencia entre el ACTIVO y el PASIVO.
Libros de Comercio
Son Libros con rayados especiales que utilizan los comerciantes y empresas para registrar sus operaciones comerciales, permitiéndoles llevar una contabilidad en forma uniforme y organizada.
Finalidades:
- Constancia escrita de todas las operaciones realizadas
- Registrar y controlar los aumentos, disminuciones y saldos de los elementos que componen el patrimonio
- Realizar cada año el Balance General, mostrando el Estado Patrimonial (activo, Pasivo, Patrimonio Neto) y el Estado de Resultados (Pérdidas y Ganancias)
- Ser medio de información para terceros
- Permitir el correcto cumplimiento de sus obligaciones fiscales (impositivas)
Libro Diario
En este libro se anotarán todas las operaciones comerciales día por día, según el orden en que se efectuaron (cronológicamente). Es un Libro obligatorio
Libro Mayor
El Libro Mayor es un libro auxiliar en el que se pasan los débitos, créditos y saldos de cada cuenta según los registros del Libro Diario. Este libro brinda una información complementaria que nos permite conocer el movimiento de cada una de las cuentas y el saldo de las mismas.
Para realizar el pase del Libro Diario a los Libros Mayor, se copian los débitos y créditos de cada cuenta. Luego se suma el total de débitos (DEBE) y el total de créditos (HABER) y por diferencia se obtiene el saldo. Es decir: DEBE - HABER = SALDO
Recuerda que:
- El saldo es deudor, cuando el debe es mayor que el haber.
- El saldo es acreedor, cuando el haber es mayor que el debe
- La cuenta esta saldada o cancelada, cuando el debe es igual al haber.
La empresa llevará tantos libros mayor como cuentas utilice. En nuestro ejemplo, la empresa Azul tiene 19 libros Mayor, porque hasta el momento ha utilizado 19 cuentas.
Balance de Comprobación de Sumas y saldos
Es un Estado Contable donde se pasan todas las cuenta del Libro Mayor, con la suma total de sus débitos, con la suma total de sus créditos y se establece los saldos correspondientes a cada una de ellas.Su finalidad es:
- Comprobar si los pases del Libro Diario al Libro Mayor fueron todos los que debían hacerse y si coinciden entre si
- Comprobar si los saldos deudores coinciden con el total de los saldos acreedores
- Ser punto de partida para realizar el Balance General
Este balance se confecciona periódicamente , según sea el movimiento de la contabilidad y la necesidad de la comprobación. No es necesario llevar un libro para asentar estos balances.
Consiste en Transferir la suma total de los débitos, créditos y saldos de cada cuenta a una planilla de trabajo:
